张兵导图:如何用思维导图处理繁重工作【015】


“兵哥,我最近的工作太多了,我都快崩溃了”遇到挫折的小萌又走进了兵哥的办公室。

“最近又发生了什么事呢?”兵哥关切地问道。

“是这样的,我昨天上班的时候,正在写一个报告,过来一会儿,王总让我去他办公室,让我给他修改一份PPT,他晚上要用。过来10分钟,老李又让我帮他把一份报告排版,作为公司的老同志,我不好意思拒绝他,于是揽下了这个活。正当我快崩溃的时候,小冯说下午有一个客户演示,让我抓紧做准备。”

“这么多事朝我奔来,把我搞得晕头转向。我好不容易把我的报告写完,把老李的报告修改完,下午的客户演示开始了,于是我匆匆忙忙地做演示。一切忙完以后,当我正在吃晚饭的时候,王总打电话来了,问我修改的PPT好了没有,30分钟后就用使用了,我这才想起王总的PTT,于是扔下碗筷,跑到办公室,但路上堵车,结果没有修改好王总的PTT,被王总训了一顿”

“我发现手头工作少的话还可以,如果同时有3-7件事,我就会手忙脚乱,我经常会抓不住重点,并且经常遗漏工作,兵哥,我该怎么办啊?” 小萌难过地问道。

“你觉得兵哥会教你什么方法呢?”兵哥微笑着反问道。

“兵哥,难道你又要用思维导图解决我的这个问题吗?”小萌好像已经知道兵哥的绝活了。

“不愧是我的徒弟,这个都被你猜中了。就是用思维导图,请看下面这个模板”兵哥指着电脑对小萌说。

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“如何使用这个导图呢?很简单。第一步,把手头上正在做的工作写在左上角的分支里。并且运用以前我给你讲解的WBS方法,把这个工作进行分解。第二步,当有人给你给你安排工作时,你也将这个任务写在第二个分支,并且将这个任务进行分解。当还有其他工作时,就按照这样的方式做就行了”兵哥耐心地对小萌说到。

“兵哥,当我子啊处理繁杂的工作时,使用这个导图有什么好处呢?”小萌好奇地问道。

“好处很多啊。好处一:解放你的大脑,让你的大脑从多任务模式进入单一任务模式。“

”好处二:让大脑进入心如止水的境界。因为大脑里想着其他的事情,工作效率会非常地,当你把要做的事情都记录在思维导图里以后,大脑就不会被其他的事情牵扯,这样就能进入心如止水的境界。”

“好处三:防止遗漏。所谓的好记性不如烂笔头。把事情记录下来,你就不会再出现遗漏的情况。比如昨天你把修改王总PPT的事情忘了,就是因为你没有把这件事记录下来“

”好处四:防止拖拉。兵哥我研究拖延症很多年了,知道拖延症的人拖拉的原因。其中一个重要的原因就是不会分解任务。我们经常说一口吃不下一个胖子。那应该怎么才能吃下一个胖子呢?当然是将这个胖子分解啦,分解成能够入口的小肉丁就行啦。对待工作也是一样的。当一个项目特别复杂,不知道如何下手的时候,你就将这个项目分解,分解到能够成很多个能够在25分钟以内能完成的迷你项目“

”好处五:让自己变得更有条理。根据兵哥多年来的观察,患有ADD的人在遇到繁杂工作的时候,效率会快速降低。ADD就是所谓的注意力缺失症,这点以后兵哥向你解释。对于患有ADD的人来说,缺乏条理是他的天敌。使用上面兵哥给你介绍的思维导图以后,眼前的7-8项工作可以变得非常清晰,你自己也会变得更加有条理。“

”想不到上面这个思维导图有这么多好处啊,听得我都好好兴奋,都想立即使用一下。“小萌激动地说道。

”好啊,兵哥现在就给你演示一下如何使用“兵哥边说边把袖子卷了起来。

”比如昨天,你的第一项工作是写报告,我现在给你分解一下“兵哥开始在电脑上打字。

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”对于写报告这个项目,可以分解成这这4个步骤。第一步:搜集素材。第二步:寻找类似报告的模板。第三步:写出初稿。第四步:让同事帮忙修改。经过这样一分解,你有什么感觉呢?“兵哥问小萌。

”顿时感觉轻松太多了,因为写报告这件事本来就很头疼,现在分解为这个4个步骤,觉得很容易下手,心中升起一种想立即处理这项工作的冲动“小萌兴奋地说。

”有这种感觉就对了。当一项工作摆在我们面前,我们通常有两种态度,一种是特别讨厌,一种是很想立即去处理这项工作。当你把一项大工作分解成很小工作的时候,你心中就会升起一种想立即处理他的冲动“

”我们继续。当你正在处理手头的工作,王总突然让你帮他修改PPT,你可以将【修改王总PPT】这项任务写在第二个分支上,并且将它分解。“

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”如何修改好王总给的PPT呢?可以分解为一下几个步骤。第一步:询问王总修改PPT 的目的。做任何事,比怎么做更重要的是为什么做。因此你必须问清楚为什么要做这件事。”

“第二步:询问王总修改PTT需要把握的原则。如果王总说这个ppt随便修改一下就行,这就是修改这个ppt的一个原则。第三步:快速修改ppt。知道为什么要修改ppt以后,那就抓紧修改呗。”

“第四步:将修改后ppt上交给王总。修改后快速把结果交给王总,听听王总的意见,方便再次修改。“

”我们在职场中,要训练一种很重要的能力,那就是确定项目轻重缓急的能力。现在你手头有两项工作,一是写自己的报告,二是修改王总的ppt。毫无疑问,现在最重要的是修改王总的ppt了。“

”此时你可以调整思维导图的顺序。把王总的工作放在第一个分支“

”如果老李让你给他的报告排版,你可以把老李的工作放在第三个分支,此时就别着急分解这项工作了,因为分解后你也没有时间去完成“

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看完兵哥的演示,小萌顿时觉得头脑非常清晰,心想以后再也不用担心繁杂的工作了。

”好了,小萌,你今天就可以运用这个模板处理手头上的工作,你会发现自己的工作效率会上升一个新的高度“兵哥边说边关闭电脑。”你认真消化今天兵哥给你说的这些,我过几天再继续与你分享更多的内容“

好了,今天文章就先讲到这里,明天继续分享兵哥新书《职场思维导图》的下一篇文章。

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本文编辑:石卓玺(微信/QQ:986342346)

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